Заведите отдельную ведомость
Для каждого объекта укажите адрес, ответственного, этап и бюджет. В строках храните артикул, единицу, заказанное, полученное и использованное количество. Общие расходники тоже распределяйте по принятому правилу, иначе сравнение затрат будет неточным.
Свяжите закупку с получением
У каждой поставки должен быть номер или понятная метка объекта. Получатель отмечает фактическое количество и расхождения сразу, а не после завершения работ. Перемещение остатков между адресами оформляйте отдельной записью, чтобы не покупать их повторно.
Регулярно сверяйте потребность
Перед новым заказом сравните план работ с доступным остатком. Отделяйте резерв для следующего этапа от свободного материала. Назначьте человека, который утверждает внеплановые закупки и изменения спецификации.
Что проверить перед заказом
- Каждая строка привязана к объекту.
- Приёмка отражена в ведомости.
- Перемещения остатков записаны.
- Повторный заказ проверен по наличию.